Постановление Правительства Севастополя от 09.10.2014 N 391 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя"

ПРАВИТЕЛЬСТВО СЕВАСТОПОЛЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 октября 2014 г. № 391

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПО ОБРАЩЕНИЯМ
ГРАЖДАН В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства Севастополя
от 13.07.2015 № 630-ПП)

В соответствии с частью 2 статьи 3 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", с целью определения единого порядка регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан, контроля за сроками их рассмотрения, Правительство Севастополя постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству по обращениям граждан (прилагается).

2. Директорам Департаментов Правительства Севастополя довести положения Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан до сведения государственных служащих структурных подразделений Департаментов Правительства Севастополя и обеспечить их неукоснительное выполнение.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Губернатора, заместителя Председателя Правительства Севастополя, директора Департамента административно-территориального управления и работы с населением Погорелова М.А.

И.о. Губернатора города Севастополя,
Председателя Правительства Севастополя
С.И.МЕНЯЙЛО





Утверждена
постановлением
Правительства Севастополя
от 09.10.2014 № 391

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ СЕВАСТОПОЛЯ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Правительства Севастополя
от 13.07.2015 № 630-ПП)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству по обращениям граждан в Правительстве Севастополя (далее - Инструкция) разработана с целью регламентации делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, членам Правительства Севастополя, определяет единую процедуру получения, регистрации, учета, рассмотрения и разрешения обращений граждан.
1.2. Действие настоящей Инструкции распространяется на обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе имеющих статус юридических лиц (далее - обращения граждан), порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном федеральными конституционными законами или иными федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения обращений, а также - запросы информации, подаваемые на основании Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - запросы).
1.3. Делопроизводство по обращениям (запросам) граждан ведется отдельно от остальных видов делопроизводства. Обращения граждан рассматривают и поручают рассматривать (в рамках сферы руководства и координации): Губернатор города Севастополя, Председатель Правительства Севастополя, его заместители и директора департаментов Правительства Севастополя (далее - руководители). Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и его заместителям, возлагается на Управление по работе с обращениями граждан и организации их личного приема Департамента внутренней политики города Севастополя (далее - Управление).
Ведение делопроизводства по обращениям граждан, адресованным руководителям департаментов Правительства Севастополя и структурных подразделений департаментов, возлагается на сотрудников, назначенных приказами директоров департаментов.
1.4. Все термины в настоящей Инструкции употребляются в значении, определенном федеральными законами от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными решением рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций 27 марта 2014 г.
1.5. Под обращениями граждан подразумеваются предложения, заявления и жалобы граждан, изложенные в письменном виде, в форме электронного документа, а также изложенные устно в ходе личного приема и записанные должностным лицом государственного органа или органа местного самоуправления.
Обращения могут быть индивидуальными (подписанными одним лицом) и коллективными (подписанные двумя и более лицами, а также резолюции митингов и собраний).
Письменные обращения, обращения в форме электронного документа, в которых не указана фамилия автора и почтовый адрес либо адрес электронной почты, по которым должен быть направлен ответ, признаются анонимными.
Запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа.
"Не обращениями" считаются тексты и отправления, в которых изложены поздравления, соболезнования, благодарности, оценка деятельности, приглашения, отклики на события, а также тексты, не имеющие понятного смыслового содержания, либо материалы, направленные для ознакомления (с приложением печатной продукции, экземпляров СМИ, книг, буклетов, листовок, аудио- и видеоматериалов и т.п.).
1.6. Работники структурных подразделений департаментов несут дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством ответственность за несоблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов на бумажном носителе. При утрате подлинников документов руководитель структурного подразделения информирует начальника Правового управления Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя, который назначает служебное расследование.
1.7. В структурных подразделениях департаментов могут разрабатываться нормативные акты, регламентирующие делопроизводство по обращениям граждан, адресованным их руководителям, не противоречащие положениям настоящей Инструкции.

2. Прием и предварительное рассмотрение письменных текстов
и отправлений

2.1. Письменные тексты и отправления поступают в отдел работы с обращениями граждан Управления по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, непосредственно от посетителей во время визита в Управление, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; в форме электронного документа - через информационный ресурс (электронная приемная), размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.
Письменные тексты, адресованные директорам департаментов Правительства Севастополя, направленные по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, поступают к сотрудникам, ответственным за делопроизводство по обращениями граждан в департаментах Правительства Севастополя, письменные тексты от посетителей Управления передаются в департаменты без регистрации в Управлении.
Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Правительства, Управления, членов Правительства и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.
В случае подачи письменного текста не его автором оформление соответствующих полномочий не требуется.
В случае подачи письменного текста в конверте конверт вскрывается в присутствии посетителя. Корреспонденция с пометкой "Лично" рассматривается в общем порядке.
2.2. При приеме письменного текста сотрудником Управления выдается уведомление о получении документа, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего.
По просьбе лица, подающего письменный текст, сотрудник Управления проставляет на его копии, предоставленной гражданином, штамп, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего. На копиях уведомлений о проведении публичных мероприятий, митингов, пикетов и др. указывается дополнительно время подачи.
Входящий регистрационный индекс поданного письменного текста автор может узнать через три рабочих дня после его подачи по телефону отдела работы с обращениями граждан Управления - 54-58-18. Также по указанному телефону авторам письменных текстов предоставляется информация о прохождении документов: о факте и датах получения обращений по почте и от других органов, сведения о подготовке проекта ответа, направлении ответа на визирование и подписание, направлении письменного ответа или уведомления, кем и кому было поручено рассмотрение документов.
Телефонные звонки по указанным вопросам принимаются ежедневно в рабочие дни с 14.00 до 17.00, в дни, предшествующие выходным, и предпраздничные дни с 14.00 до 16.00.
2.3. В ходе предварительного рассмотрения осуществляется систематизация письменных текстов и отправлений и разделение их на обращения граждан, запросы, "не обращения"; определяется соответствие оформления обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; запросов - требованиям статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; наличие всех заявленных приложений.
Так, обращение в обязательном порядке должно содержать:
- наименование государственного органа - адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора (для письменных обращений);
- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) автора;
- адрес проживания или почтовый адрес для предоставления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);
- суть обращения.
К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.
Запрос должен содержать:
- наименование государственного органа, куда направляется запрос, фамилию, инициалы или должность должностного лица (если запрос поступил в письменной форме);
- фамилию, имя, отчество пользователя информацией либо наименование юридического лица, общественного объединения, государственного органа или органа местного самоуправления, запрашивающего информацию;
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.
Обращения и запросы могут быть изложены на государственном языке Российской Федерации или на иностранном языке. Тексты, написанные на иностранном языке, в день поступления направляются для перевода в соответствующее структурное подразделение без регистрации. Перевод в тот же день возвращается в Управление для регистрации подлинника текста.
2.4. Во время приема письменных текстов от посетителей сотрудник Управления, его осуществляющий, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям пункта 2.3 настоящей Инструкции должен попросить лицо, подающее письменный текст, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного текста не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, скрепив исправление личной подписью.
2.5. Неправильно адресованная почтовая корреспонденция возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.
2.5.1. При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте или в приложении к тексту, отсутствия заявленных приложений, при обнаружении во вложении оригиналов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему тексту, второй - направляется отправителю.
2.6. В случае невозможности посетителем самостоятельного написания письменного текста в силу ограниченных физических возможностей сотрудник Управления заполняет специальную форму машинописным способом, которая скрепляется личной подписью посетителя.

3. Регистрация документов

3.1. Все тексты в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе) (далее - документы), поступившие в Управление, подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее - База учета).
3.2. Во время регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносятся следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);
- дата поступления;
- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа; юридический адрес объединения граждан; адрес электронной почты;
- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);
- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);
- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);
- количество подписей в коллективном обращении;
- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
- категория и социальное положение автора (если указано);
- вопрос (вопросы), поднятый в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;
- другие сведения, предусмотренные Базой учета.
Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (контрольность).
Составляется краткая аннотация содержания документа.
3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивания.
На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный индекс, который автоматически формируется Базой учета.
Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом), оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение "к № вх.".
3.4. Регистрационные индексы обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых электронной Базой учета, и признака поступления, который проставляется через дробь.
Так, буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора; коллективных обращений - буквосочетание КОЛ; обращений, в которых не указана фамилия, имя, отчество и адрес (анонимных), - АН; объединения граждан - ОГ.
Запросы регистрируются как заявления с присоединением к регистрационному номеру префикса ЗИ, "не обращения" - с присоединением префикса НО.
3.5. Зарегистрированные документы в день регистрации помещаются в адресные ячейки для почты руководителей, расположенные в помещении отдела работы с обращениями граждан Управления (кабинет № 103). Перечни документов, с указанием даты и времени помещения в ячейку, заносятся в "Журналы передачи документов на рассмотрение", которые заводятся на каждого руководителя отдельно. Журналы хранятся в адресных ячейках. Представители руководителей обязаны получить документы под подпись не реже одного раза в день.
3.6. Документы, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и Правительства Севастополя, передаются на рассмотрение заместителям Губернатора в соответствии с распределенными между ними обязанностями. Документы, поступившие в адрес заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, передаются на рассмотрение заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя. Губернатору города Севастополя докладываются письменные тексты, в которых изложено несколько вопросов, требующих рассмотрения несколькими членами Правительства, а также содержащие резонансные проблемы, жалобы на действие, бездействие должностных лиц, рассматривающих ранее поданные обращения.

4. Рассмотрение документов

4.1. В течение трех рабочих дней руководители рассматривают документы и принимают одно из следующих решений:
4.1.1. Для обращений граждан:
а) принять к рассмотрению по существу затронутого вопроса (вопросов) (при необходимости применить часть 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" - в случае необходимости запроса документов и материалов в других органах);
б) применить положения статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в случае, если решение вопроса (вопросов), изложенного в обращении, не относится к компетенции Губернатора и Правительства;
в) применить положения статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в случаях:
- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (часть 1);
- в обращении обжалуется судебное решение (часть 2);
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (часть 3);
- текст письменного обращения не поддается прочтению (часть 4);
- в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (часть 5);
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (часть 6).
4.1.2. Для запросов:
а) о предоставлении информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в виде ответа, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация (в том числе с указанием СМИ или интернет-ресурса, где была опубликована запрашиваемая информация);
б) об отказе в предоставлении запрашиваемой информации по основаниям, предусмотренным статьей 20 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
в) о применении части 7 статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", если запрос не относится к деятельности Правительства или Правительство не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации о другом государственном органе или органе самоуправления.
4.1.3. Для "не обращений":
а) о направлении ответа автору по существу;
б) о направлении автору письма с разъяснением, что его отправление не является обращением (тексты, не имеющие понятного смыслового содержания, возвращаются автору с соответствующим разъяснением принятого решения).
4.2. Содержание принятого руководителем по результатам рассмотрения обращения, запроса, "не обращения" решения (поручения) отражается в резолюции, которая оформляется на первом листе подлинника документа или на специальном бланке. Принимать решения о применении вышеизложенных положений законодательства имеют полномочия исключительно руководители - авторы резолюций.
Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия и инициалы должностного лица (лиц) в дательном падеже, которому (которым) дается поручение на рассмотрение (выполнение) по существу вопросов, изложенных в документе, четкое и исчерпывающее указание сути поручения, фамилия и инициалы руководителя, давшего поручение, дата. Резолюция скрепляется личной подписью руководителя.
4.2.1. Если исполнение поручения по документу поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является должностное лицо, указанное в резолюции первым:

Морозовой Н.В.
Федосееву Н.А.
Никитенко А.Л.

Прошу рассмотреть обращение по существу
затронутых вопросов, по результатам
подготовить проект ответа.

Личная подпись Дата

4.2.2. Если рядом с фамилией соисполнителя имеется указание, кто ответственный за обобщение информации и подготовку ответа, подлинник документа и резолюции к нему направляются указанному должностному лицу.

Морозовой Н.В.
Федосееву Н.А. (отв.)
Никитенко А.Л.

Прошу рассмотреть обращение по существу
затронутых вопросов, по результатам
подготовить проект ответа.

Личная подпись Дата

4.2.3. Если в резолюции указаны фамилии членов Правительства, то ответственным за обобщение ответа считается исполнитель, которого определит в соответствии с полномочиями член Правительства, указанный в резолюции первым. Соисполнители, определенные членами Правительства, указанными ниже, предоставляют информацию ответственному исполнителю:

НИКОЛАЕВУ И.Б.
ЛУШНИК А.Ю.
ВАСИЛЬЕВОЙ О.Л.

Прошу поручить рассмотреть обращение
по существу затронутых вопросов,
по результатам подготовить ответ.

Личная подпись Дата

4.3. В перечисленных случаях Управление изготавливает необходимое количество копий документа и резолюций к нему и передает их соисполнителям одновременно, а сам подлинник документа и резолюция к нему передаются ответственному исполнителю.
Соисполнители в срок, установленный отделом работы с обращениями граждан Управления, представляют ответственному исполнителю информацию, в которой отражают результаты рассмотрения вопросов, относящихся к их компетенции. Копия информации направляется в Управление.
4.4. В случае принятия решений, перечисленных в подпунктах "б", "в" пункта 4.1.1, подпункте "в" пункта 4.1.2 настоящей Инструкции, накладывается резолюция следующего содержания:

Петровой Л.Д.

Для работы в порядке части 3 (4, 5) статьи
8 (11) Федерального закона от 02.05.2006
№ 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации"

Личная подпись Дата

Петровой Л.Д.

Для работы в порядке части 7 статьи 18
Федерального закона от 9 февраля 2009 года
№ 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации
о деятельности государственных органов
и органов местного самоуправления"

Личная подпись Дата

или указывается, что обращение подлежит направлению для рассмотрения по принадлежности, не подлежит рассмотрению по существу, подлежит возврату автору и т.д.
4.5. Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом) и в сопроводительном письме изложена просьба о необходимости информирования о результатах рассмотрения, это отображается в резолюции:

Никоновой П.Л.

Прошу рассмотреть, подготовить ответ
по сути обращения, о результатах
информировать автора и (название
корреспондента).

Личная подпись Дата

4.6. При написании резолюции, в зависимости от вида текста и его содержания, повторности документа, изложенных доводов и жалоб, приобщенных материалов, принимается решение, за чьей подписью готовится ответ. "Дать ответ" обозначает направление ответа за подписью руководителя структурного подразделения, указанного в резолюции, "Подготовить (ответ) проект ответа" обозначает направление ответа за подписью автора резолюции.
4.7. В случаях рассмотрения документов, в которых изложено большое количество вопросов, решение которых находится в компетенции нескольких членов Правительства, допускается подготовка ответов в части, касающейся полномочий каждого из них, что отражается в резолюции:

АТУЕВУ А.А.
РОМАНЕНКО Р.Ю.

Для рассмотрения обращения по сути,
подготовки ответов в части компетенции
каждого.

Личная подпись Дата

4.8. Передача документов для рассмотрения на основании резолюции допускается в пределах Правительства (как в одном Департаменте, так и между структурными подразделениями разных департаментов). Для направления на рассмотрение документов в другие органы, которые не входят в структуру Правительства, готовятся служебные письма.
4.9. В случае если документ адресован члену Правительства, а вопрос (вопросы), затронутые в нем, относятся к компетенции другого члена Правительства, допускается написание резолюции с употреблением этикетных форм:

Уважаемый Николай Петрович!

Прошу рассмотреть обращение
в соответствии с компетенцией, поручить
подготовить ответ.

Личная подпись Дата

Сопроводительные письма в указанном случае не готовятся.
4.10. Рассмотренные руководителями обращения с резолюциями в тот же день возвращаются представителями руководителей в Управление. Факт передачи документа фиксируется путем внесения соответствующей информации в регистрационно-контрольные карточки Базы учета.

5. Сроки выполнения поручений

5.1. После внесения текста резолюции, сведений об исполнителях в регистрационно-контрольные карточки Базы учета сотрудниками Управления устанавливается срок выполнения поручения, изложенного в резолюции:
а) 7 дней с даты регистрации:
- при направлении оригинала обращения (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации") или его копий (часть 4 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации") для рассмотрения по принадлежности с обязательным уведомлением автора;

- при направлении оригинала обращения, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (пункт 2 части 1 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");
- при возврате автору обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения (часть 2 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");
- при направлении оригинала запроса в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации, или при направлении ответа о том, что орган, получивший запрос, не располагает запрашиваемой информацией о другом органе (часть 7 статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления");
- при направлении уведомления пользователю информацией об отсрочке предоставления ответа (часть 6 статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления");
б) не более 30 дней со дня регистрации (статья 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; часть 6 статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"):
- при условии рассмотрения обращения и направления ответа по существу;
- при направлении автору сообщения об оставлении обращения без ответа по существу затронутых вопросов и недопустимости злоупотребления правом, если в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- при направлении автору сообщения о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки в случае, если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
- при направлении автору сообщения о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
- при условии предоставления запрашиваемой информации по запросу;
- при направлении мотивированного отказа в предоставлении запрашиваемой информации.
5.2. При определении контрольных сроков учитывается время (по 3 рабочих дня) на визирование и подписание проекта ответа.
Срок направления соисполнителями информации ответственному исполнителю исчисляется таким образом, чтобы ответственный исполнитель получил ее за пять календарных дней до срока подготовки ответа.
5.3. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в обращении, необходимо проведение проверки, при направлении запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия), в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" срок рассмотрения обращения продлевается, о чем уведомляется автор.
Сроки рассмотрения документов граждан могут быть продлены:
- обращений - не более чем на 30 дней сверх установленного;
- запросов - не более чем на 15 дней сверх установленного.
5.4. Срок предоставления необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов другими государственными органами, органами местного самоуправления и иными должностными лицами в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" составляет 15 дней.
5.5. Сроки исполнения поручений по рассмотрению документов подразделяются на типовые - установленные вышеперечисленными и иными законами, и индивидуальные - установленные руководителями (как правило, более сокращенные):
- поручения с пометкой "Незамедлительно", "Срочно" исполняются в течение 3 дней со дня подписания поручения;
- поручения с пометкой "Оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.
5.6. При рассмотрении уведомлений о проведении митингов, пикетирований и т.д. срок подготовки ответа сотрудниками Управления не проставляется, исполнитель руководствуется нормами Федерального закона от 19 июня 2004 г. № 54-ФЗ "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях" в зависимости от принятого решения.
5.7. Сроки исчисляются в календарных днях, включая выходные, нерабочие праздничные дни. Первым днем рассмотрения считается дата регистрации, последним - дата направления ответа. В случае если срок исполнения поручения приходится на выходной день, сроком исполнения является последний рабочий день перед выходным.
5.8. На первом листе подлинника документа, принятого для рассмотрения по существу, проставляется штамп "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", на подлиннике и копиях резолюций - штамп "КОНТРОЛЬ".
5.9. Оригиналы и изготовленные Управлением копии документов и резолюций к ним направляются для рассмотрения по сути в структурные подразделения департаментов через адресные ячейки, расположенные в кабинете № 210. Перечни документов отражаются в "Журналах передачи документов на исполнение" с указанием даты помещения в ячейку.
С целью создания возможности обеспечения Управлением своевременного исполнения поручений передача документов с резолюциями руководителей непосредственно исполнителям, передача документа из одного структурного подразделения в другое, минуя Управление, не допускается.

6. Подготовка ответов на документы и требования к ним

6.1. Подготовленные проекты ответов на обращения граждан, запросы и "не обращения" передаются исполнителями в отдел работы с обращениями граждан Управления для регистрации и последующей передачи соответствующему руководителю для подписания.
Отдел работы с обращениями граждан Управления определяет соответствие формы проектов ответов требованиям Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" и Государственному стандарту Российской Федерации "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), настоящей Инструкции.
6.2. Копия информации, подготовленной соисполнителями и направленной ответственному исполнителю, предоставляется в отдел работы с обращениями граждан Управления.
6.3. Ответы на документы за подписью директоров департаментов оформляются на бланках для писем департаментов, за подписью заместителей Губернатора - на бланках для писем Правительства Севастополя, за подписью Губернатора - на бланках для писем Губернатора.
6.4. Ответ на документ должен содержать следующие реквизиты и элементы: адресат, преамбулу, информацию или решения по всем поднятым вопросам, приложения, подпись, данные об исполнителе.
6.4.1. Ответ на индивидуальное обращение направляется его автору, реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с требованиями постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", фамилия физического лица указывается в дательном падеже:

Соловьеву И.Б.
ул. Хрулева, д. 15, кв. 6,
г. Севастополь, 299004

Лаптевой И.Т.
ул. Розовая, д. 1,
с. Верхнесадовое,
г. Севастополь, 299576

Кирееву И.И.
пр. Новороссийский, д. 18, к. 3, кв. 78,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Бердник Т.М.
а/я 5, Главпочтамт, 299011

Молчановой В.А.
до востребования, отделение связи № 3,
г. Севастополь, 299003

Ответ на коллективное обращение направляется лицу, указанному в документе первым (или тому, чьи фамилия и адрес читаемы) в списке граждан, подписавших обращение. Если авторов обращения только два, допускается ответ направлять в два адреса:
- лицам, проживающим по разным адресам:

Солотвину И.Б.
ул. Адмирала Макарова, д. 4, кв. 6,
г. Севастополь, 299004

Лаптевой И.Т.
ул. Разъездная, д. 41,
пр. Октябрьской революции, д. 11, кв. 8,
г. Севастополь, 299076

- лицам, проживающим по одному адресу:

Чуднову П.Р.,
Чудновой Г.Ю.
пер. Античный, д. 34,
г. Симферополь,
Республика Крым, 292074

В случае направления ответа физическому лицу и органу (корреспонденту), направившему документ на рассмотрение, первым указывается автор обращения, вторым - орган (корреспондент):

Черненко И.С.
ул. Николая Музыки, д. 2, кв. 16,
г. Севастополь, 299023

Законодательное Собрание
города Севастополя

Если документ направлен для рассмотрения органом власти высшего уровня, информация, отражающая результаты рассмотрения обращения, готовится отдельным письмом. В зависимости от поручения, изложенного в сопроводительном письме корреспондента, допускается направлять отдельным письмом копию ответа автору обращения.
В случае направления уведомления о переадресации документа для рассмотрения по принадлежности другому органу первым указывается орган (адресат), вторым - автор документа:

Прокуратура города Севастополя
Райкун М.И.
ул. Болотная, д. 23, комн. 2,
г. Севастополь, 299034

Если документ поступил в форме электронного документа и в нем содержится только адрес электронной почты, ответ направляется на адрес электронной почты:

Темненко О.
temnenko89@mail.ru

Если в документе, поступившем в форме электронного документа, указан адрес электронной почты и почтовый адрес, ответ направляется по почтовому адресу.
Ответы (уведомления) на письменные документы направляются исключительно на почтовые адреса.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные лица. Наименование организации или ее структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Управление Федеральной миграционной
службы РФ по городу Севастополю

Управление генерального плана
Департамента архитектуры
и градостроительства

При адресовании документа должностному лицу название должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией:

Начальнику Управления МВД России
по городу Севастополю
В.А. Долгому

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке:

Солдаткиной С.М.
пр. Гагарина, д. 234,
г. Севастополь, 299012

Управление Федеральной налоговой
службы по городу Севастополю

Документ не должен содержать более четырех адресатов, слово "копия" перед вторым и т.д. адресатом не указывается.
6.4.2. Допускается использование следующих этикетных форм при оформлении реквизита "Обращение":
- для индивидуальных документов:

Уважаемый Никита Михайлович!

Уважаемая Галина Сергеевна!

Уважаемый господин Ветров М.Б.!

- для коллективных документов:

Уважаемые жители села Орлиное!

Уважаемые господа!

"Обращение" отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 24 пт (0,85 см), от текста документа - 18 пт (0,64 см).

6.4.2. В преамбуле ответа указывается о том, на какие документы, из каких органов поступившие (кому адресованные), в какой форме поступившие, предоставляется ответ, или по чьему поручению они рассмотрены:

Ваше обращение, поступившее из Аппарата Правительства Российской
Федерации, Управления Президента Российской Федерации по работе
с обращениями граждан и организаций, рассмотрено Правительством города
Севастополя. По результатам сообщаем о следующем.

Рассмотрев по поручению Губернатора города Севастополя коллективное
обращение членов ЖСТ "Кальмар" сообщаю.

В ответ на Ваше обращение, поступившее в адрес Правительства
Севастополя в форме электронного документа, информируем.

По Вашему устному обращению, поданному на личном приеме, осуществляемом
Губернатором, принято решение о следующем.

По результатам рассмотрения заявления, изложенного в Вашем обращении
от 23.09.2014, принято решение об его удовлетворении.

Ваш запрос информации удовлетворяется.

Правительством города Севастополя принято решение об отказе
в удовлетворении запроса информации.

Коллективное обращение жильцов дома № 24 по улице Адмирала Макарова
в адрес Губернатора города Севастополя рассмотрено в Департаменте
городского хозяйства.

6.4.3. Исполнитель, которому поручено выполнение поручения по обращению:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение по существу вопросов, изложенных в обращении, в том числе с участием гражданина, направившего обращение;
- при необходимости запрашивает документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- при необходимости обеспечивает рассмотрение обращения с выездом на место. Результат такого рассмотрения должен быть зафиксирован в соответствующем документе (акте, протоколе и т.п.) и подписан всеми заинтересованными лицами;
- при необходимости привлекает к рассмотрению обращения компетентные и контролирующие органы.
Решения, принятые по результатам рассмотрения документов, должны быть мотивированными, соответствующими нормам действующего законодательства, изложенными литературным языком в форме делового письма, понятным, без повторов, сокращений и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки, содержащими раздельно информацию по всем поднятым в обращении вопросам, учитывающими информацию всех соисполнителей документа.
При подготовке ответов используют формы изложения:
- от первого лица множественного числа: "сообщаем", "просим рассмотреть", "направляем";
- от первого лица единственного числа: "считаю необходимым", "информирую";
- от третьего лица единственного числа: "Правительство не возражает", "Департаментом социальной политики рассмотрено".
Если по вопросам, изложенным в обращении, проводилась проверка, ответ должен содержать информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении сведений с указанием на то, подтвердились или нет эти сведения. В случае подтверждения в ходе проверки сведений, указанных в обращении, необходимо представить информацию о принятых мерах по устранению нарушений. Возможно направление гражданам актов, протоколов и других документов и материалов, составленных или полученных при рассмотрении обращения. В случае предоставления разъяснений необходимо ссылаться на законы и иные нормативные правовые акты.
6.5. В случае отказа в удовлетворении запроса информации или вопросов, затронутых в обращении, ответ должен содержать аргументированные разъяснения со ссылками на действующее законодательство.
6.6. Применять положения статей 8, 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", статьи 7 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" исполнители могут исключительно в случае наличия резолюции, предусмотренной подпунктами 4.1.1, 4.1.2 настоящей Инструкции.
6.6.1. Ответ на анонимные обращения не дается.
Если анонимное обращение содержит сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, оно направляется в соответствующий государственный орган. Также руководитель, принимающий решение о применении части 1 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", может направить анонимное обращение по принадлежности для сведения, проверки изложенной в нем информации и, в случае необходимости, принятия мер.
Если в обращении отсутствуют подпись автора и дата, обращение принимается к рассмотрению на общих основаниях.
6.6.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается автору с необходимыми разъяснениями порядка обжалования судебного решения. Жалобы на совершение судьями дисциплинарных проступков направляются в соответствующие квалификационные коллегии.
6.6.3. При рассмотрении обращения с вопросами, ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, автору направляется сообщение о невозможности дать ему ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
6.6.4. В случае рассмотрения обращения, содержащего вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу на ранее направленные обращения, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, автор уведомляется о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки по данному вопросу.
При рассмотрении обращения, по которому была прекращена переписка, автору направляется уведомление о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием исходящего регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки.
6.6.5. В случае рассмотрения обращения, текст которого не поддается прочтению, если фамилия и адрес автора читаемы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается заявителю. Если фамилия и адрес не читаемы - указанное сообщение не направляется.
6.6.6. В случае рассмотрения обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, автору направляется письмо об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и о недопустимости злоупотребления правом. Дополнительно может быть принято решение о направлении копии обращения в органы прокуратуры для рассмотрения вопроса о возбуждении дела об административном правонарушении по обращению, содержащему оскорбления, выраженные в неприличной форме, непристойную лексику и фразеологию, оскорбляющую общественную мораль и нарушающую нормы общественных приличий, с сообщением об этом автору; в органы внутренних дел для организации проверки в рамках уголовно-процессуального законодательства по факту угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица либо членов его семьи.
6.7. Отметку о наличии приложения, оговоренного в письме, оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам:

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если письмо имеет приложение, не оговоренное в тексте:

Приложение: копия ответа на обращение исх. № Б-650/2 от 12.08.2014.

Приложение: 1. Акт уничтожения документов на 1 л. в 1 экз.
2. Копия протокола заседания Координационного совета от
23.09.2014 № 9.

Отделяется от текста интервалом 6 - 12 пт (0,21 - 0,42 см).
6.8. В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего ответ, личная подпись, инициалы и фамилия должностного лица:

Заместитель Губернатора П.Т. Тимофеев

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности относительно самой длинной строки:

Директор Департамента
административно-территориального
управления и работы с населением О.Г. Борисова

Отделяется от предыдущего реквизита интервалом не менее 36 пт (1,27 см).
В случае отсутствия должностного лица, указанного в письме, подписать подготовленный проект ответа может должностное лицо, уполномоченное на выполнение его функций. При этом рукописным способом вносятся изменения в проект ответа, указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, фактически подписавшего ответ. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
6.9. Реквизит "Исполнитель" включает в себя инициалы и фамилию лица, подготовившего документ, и номер его телефона. Реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, выполняется шрифтом размером № 10 - 12:

С.А. Новиков
544530

6.10. При изготовлении ответа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.11. Текст ответа выполняется машинописным способом на бумаге формата А4 (21 x 297 мм) только с одной стороны, с использованием шрифта размером № 14, гарнитуры Times New Roman, через 1 - 1,5 междустрочных интервала. Допускается уменьшение интервалов и шрифта при необходимости размещения текста на одной странице.
Каждый лист письма должен иметь поля:
30 мм - левое;
20 мм - верхнее, нижнее;
10 мм - правое.
Отступы от границы левого поля:
12,5 мм - абзацы в тексте;
92 мм - реквизит "Адресат".
Не делается отступ от границы левого поля при оформлении реквизита "Приложение", "Исполнитель", наименования должности, реквизита "Подпись".
6.12. Исполнитель несет ответственность в соответствии с законодательством за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в соответствующей части в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
Экземпляр ответа, который остается в материалах дела, визируется исполнителем, начальником структурного подразделения. Визы проставляются на последнем листе ответа, состоят из подписи и фамилии должностного лица. Допускается оформление листа согласования. Также исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров ответа с учетом количества адресатов.
6.13. После внесения сведений о дате поступления проекта ответа в Управление в регистрационно-контрольные карточки Базы учета правильно оформленные и полные проекты ответов передаются через представителей руководителей для визирования и подписания. Перечни документов заносятся в "Журналы передачи документов на рассмотрение", адресные ячейки для почты руководителей, расположенные в помещении отдела работы с обращениями граждан Управления (кабинет № 103), с указанием регистрационного индекса документа, даты и времени помещения в ячейку.
6.14. Также сотрудниками Управления отмечается результат рассмотрения:
"даны разъяснения" - в случае направления ответа с разъяснением действующего законодательства;
"поддержано" - в случае удовлетворения изложенных в документе вопросов;
"не поддержано" - в случае отказа в удовлетворении изложенных в документе вопросов;
"переадресовано" - в случае направления для рассмотрения по принадлежности.
Результат рассмотрения отдельных видов обращений, предусмотренных статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", относят к результату "даны разъяснения".
6.15. Проекты ответов (в том числе подписанные руководителями), не соответствующие по форме требованиям Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", ГОСТ Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции, возвращаются Управлением исполнителям для исправления несоответствий.
6.16. Обращение, запрос считается выполненным, если решены по существу все вопросы, изложенные в нем, принято обоснованное решение и автору направлен письменный ответ. В случае если в ответе указываются предусматриваемые меры или срок его рассмотрения продлен, документ остается на дополнительном контроле до окончательного принятия мер по затронутым вопросам, о чем дополнительно информируется автор.
В случае рассмотрения обращения с участием автора, удовлетворения вопросов, изложенных в обращении, при наличии расписки автора обращения об отсутствии необходимости давать письменный ответ исполнитель готовит служебную записку на имя автора резолюции, которая является достаточным основанием для принятия решения о завершении делопроизводства по обращению.
Окончательный ответ на обращение, находящееся на дополнительном контроле, целесообразно начинать следующим образом:

В дополнение к исх. № ______ от "___" _________ сообщаем следующее.

На Ваше обращение от 23.06.2014 дополнительно сообщаю.

6.17. Завизированные и подписанные ответы в этот же день возвращаются представителями руководителей в Управление.
В случае несогласия с решениями, разъяснениями, изложенными в проектах ответов, руководители возвращают их с примечаниями исполнителям для доработки через Управление. Передача руководителями (представителями руководителей) подготовленных проектов ответов исполнителям, минуя Управление, не допускается.
Возврат документов отражается Управлением в регистрационно-контрольной карточке Базы учета без продления срока.
6.18. В день возвращения в Управление подписанные ответы подлежат регистрации путем проставления даты и исходящего номера (исходящий номер ответа соответствует входящему регистрационному индексу), конвертированию и направлению адресату.
Если документ направлен на рассмотрение из другого органа (корреспондента), сотрудником Управления делается ссылка на исходящий номер и дату сопроводительного письма. Ответы на документы за подписью руководителей структурных подразделений подлежат регистрации в структурных подразделениях.
6.19. Ответы, в том числе на документы, поступившие в форме электронного документа, за подписью Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и его заместителей отправляются сотрудниками Управления, за подписью руководителей департаментов и структурных подразделений департаментов - департаментами.
6.20. На конверте проставляется исходящий номер отправления. Все отправления, предназначенные для почтовой отправки в один день, заносятся в почтовый реестр, который подписывается сотрудником Управления, его составившим, и руководителем Управления. При получении почтовой корреспонденции сотрудник почтового отделения подтверждает получение почтовой корреспонденции своей подписью.
Допускается направление нескольких ответов, направляемых по одному адресу, вкладывать в один конверт, при этом на конверте указываются все исходящие номера.
6.21. После завершения делопроизводства оригинал документа (или его копия, в случае применения частей 3, 4 статьи 8, пункта 2 части 1, части 2 статьи 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", части 7 статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления") и все материалы по его рассмотрению вкладываются в мягкую обложку установленного образца и хранятся в архивном помещении Управления. Хранение оформленных дел по рассмотрению обращений и запросов граждан у исполнителей или руководителей запрещено.
Решение о завершении делопроизводства по документу принимается руководителем, рассматривающим его, путем проставления подписи на мягкой обложке.
6.22. В случае отказа граждан от дальнейшего делопроизводства по поданным обращениям на основании части 5 статьи 5 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ими оформляется соответствующее заявление.
Также, после оформления письменного заявления, автор обращения может знакомиться со всеми материалами, документами, служебной перепиской, резолюциями, которые имеются в деле по рассмотрению его обращения, в случае необходимости имеет право делать фотоснимки.
Для получения копий имеющихся в материалах дела документов необходимо оформление отдельного заявления. Автор обращения имеет право получить приобщенные им приложения к обращению, взамен которых сотрудниками Управления изготавливаются копии.
Оригиналы обращений возвращать авторам запрещено.
6.23. Обеспечение контроля своевременности исполнения документов, поступивших в адрес Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и его заместителей, возлагается на Управление.
Дважды в месяц (1-го и 15-го числа месяца) в структурные подразделения департаментов Правительства направляются списки документов, сроки исполнения которых выпадают на текущий месяц.
Также в адрес руководителей один раз в неделю (по понедельникам) направляются списки документов, направленных для рассмотрения, визирования и принятия решения о списании в дело.

7. Личный прием граждан

7.1. Личный прием граждан Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя, его заместителями и директорами департаментов Правительства Севастополя проводится в соответствии с отдельно утвержденными графиками по предварительной записи.
7.1.1. Организацию личного приема граждан Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя и его заместителями осуществляют должностные лица отдела организации личного приема граждан Управления, в соответствии с графиком работы Управления, утвержденным приказом директора Департамента внутренней политики города Севастополя.
Запись на личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя и к его заместителям осуществляется отделом организации личного приема граждан Управления при личном визите в отдел организации личного приема граждан Управления (ул. Ленина, 2, кабинет № 101) в соответствии с графиком работы Управления.
Запись на личный прием осуществляется при наличии документов, удостоверяющих личность.
Информация о графике и порядке приема доводится до сведения граждан путем опубликования в печатных средствах массовой информации и на официальном сайте Правительства, а также на стендах в помещении Управления.
Прием граждан в Управлении по работе с обращениями граждан и организации их личного приема осуществляется в соответствии с графиком работы Управления, утвержденным приказом директора Департамента внутренней политики города Севастополя.
Запись на личный прием к директорам департаментов осуществляет референт, помощник, секретарь директора Департамента или ответственное лицо, назначенное директором Департамента.
Личный прием граждан руководителями структурных подразделений департаментов проводится в соответствии с графиками, утвержденными директорами департаментов.
7.1.2. Организацией личного приема представителей юридических лиц занимаются:
- к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя: референт, помощник, секретарь Губернатора Севастополя - Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное Губернатором Севастополя, Председателем Правительства Севастополя.
- к заместителям Губернатора Севастополя - Председателя Правительства Севастополя: референт, помощник, секретарь заместителя Губернатора Севастополя - Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное заместителем Губернатора Севастополя - Председателя Правительства Севастополя;
- к директорам департаментов Правительства Севастополя: референт, помощник, секретарь директора Департамента Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное директором Департамента Правительства Севастополя.
7.2. Во время предварительной записи на личный прием гражданин собственноручно заполняет специальную форму, в которой указывает свои фамилию, имя, отчество, адрес проживания, контактный телефон, суть вопроса, который он желает решить в ходе приема. В случае если гражданин отказывается сообщать суть вопроса, в записи на личный прием может быть отказано.
Гражданину сообщается номер его очереди по состоянию на дату записи, о чем выдается уведомление, в котором указана также дата произведения записи на прием, фамилия лица, ее осуществившего, номер телефона, по которому гражданин имеет возможность узнавать о продвижении очереди или сообщить об отказе от приема.
7.2.1. Граждан, которые предварительно записались на личный прием, оповещают о месте и времени проведения личного приема посредством телефонной связи, используя номер телефона, указанный гражданином в специальной форме:
- сотрудники отдела организации личного приема граждан Управления - при проведении личного приема Губернатором города Севастополя, Председателем Правительства Севастополя;
- референт, помощник, секретарь заместителя Губернатора - Председателя Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное заместителем Губернатора - Председателя Правительства Севастополя - при проведении личного приема заместителем Губернатора - Председателя Правительства Севастополя;
- референт, помощник, секретарь директора Департамента Правительства Севастополя или ответственное лицо, назначенное директором Департамента Правительства Севастополя, - при проведении личного приема директором Департамента Правительства Севастополя.
7.3. Гражданин при заполнении формы для записи на прием прилагает к ней копии ответов на ранее рассмотренные обращения.
Формы записи на прием с копиями ответов передаются руководителям для решения затронутых вопросов.
По результатам рассмотрения вопросов, вынесенных на личный прием, исполнителями составляется мотивированная справка в адрес Управления, в которой изложены пути решения проблемы, объективная информация по сути поднимаемых вопросов.
7.4. Руководители осуществляют личный прием граждан исключительно по вопросам, которые принадлежат к их компетенции.

7.5. Предварительная запись на личный прием к Губернатору города Севастополя, Председателю Правительства Севастополя, заместителям Губернатора Севастополя - Председателя Правительства Севастополя осуществляется при условии, что гражданин обращался ранее с заявлением или жалобой, которые не были рассмотрены (удовлетворены), в исполнительный орган государственной власти города Севастополя или должностному лицу, которые уполномочены на решение соответствующих вопросов.
7.5.1. Правом безусловного и первоочередного приема обладают ветераны Великой Отечественной войны, Герои Советского Союза, Герои России, полные кавалеры ордена Славы.
7.5.2. В случаях когда вопросы, поднимаемые гражданином при записи на личный прием, не относятся к компетенции Правительства города Севастополя, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.5.3. Запись на повторный личный прием к руководству Правительства Севастополя производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение, в случае если гражданин получил устные разъяснения в ходе личного приема, повторная запись на прием возможна в установленном порядке.
7.6. Прибыв на личный прием, гражданин проходит процедуру регистрации, для чего предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а также знакомится со сведениями, изложенными в оформленной карточке личного приема установленного образца, которую подписывает в случае их подтверждения.
Гражданину может быть отказано в личном приеме, если у него отсутствуют документы, удостоверяющие его личность.
7.6.1. В случае неявки гражданина на личный прием и невозможности рассмотрения обращения без его участия должностное лицо, ведущее прием, вправе перенести рассмотрение его обращения на новый срок, но не более чем на один месяц.
7.6.2. Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются и на прием не записываются.
7.6.3. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина, совершения им действий, нарушающих общественный порядок, представляющих непосредственную угрозу для жизни и здоровья окружающих, оскорбления присутствующих на приеме должностных лиц прием может быть прекращен.
7.6.4. Информация о вышеуказанных фактах поведения гражданина отражается в карточке учета личного приема.
7.6.5. В ходе личного приема руководитель сообщает заявителю решение, принятое по сути его обращения. В случае если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства Севастополя, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.7. Результаты личного приема (содержание принятого решения, данных разъяснений) заносятся в карточку личного приема, которая подлежит регистрации в Базе учета. Если в ходе личного приема разрешить вопросы, изложенные в обращении, не представляется возможным или подается письменное обращение по не заявленному при предварительной записи вопросу, руководителем дается поручение, и обращение рассматривается в порядке, предусмотренном для письменных обращений.
7.8. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, гражданину с его согласия предоставляется устный ответ.
7.8.1. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поднятых в обращении вопросов в течение 30 календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения по результатам личного приема.
7.8.2. Карточки личного приема Губернатора оформляются Управлением, заместителей Губернатора и членов Правительства - представителями департаментов.
Оформленные карточки личного приема граждан подписываются руководителем в ходе приема (по которым даются поручения - не позднее трех дней с даты приема), после чего направляются в Управление для регистрации и внесения текста резолюции.
7.9. Карточки личного приема граждан Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя, заместителей Губернатора города Севастополя - Председателя Правительства Севастополя регистрируются в отделе организации личного приема граждан Управления.
Делопроизводство в данном случае ведется аналогично делопроизводству при рассмотрении письменных обращений граждан.
Ответственность в соответствии с законодательством за объективность и всесторонность рассмотрения вопросов, отраженных в карточке личного приема, правильность и полноту ответов, которые направляются гражданам, соблюдение установленных сроков, своевременность продления сроков несет исполнитель.
7.10. Для обеспечения квалифицированного рассмотрения вопросов, поднятых гражданами в ходе личного приема, к участию в личном приеме могут привлекаться директора департаментов, руководители структурных подразделений департаментов, другие должностные лица по решению руководителя, осуществляющего личный прием.
7.10.1. Если на личном приеме возникают новые вопросы и обращения, которые не могут быть решены непосредственно во время приема, гражданину предлагается изложить интересующие его вопросы в письменном обращении, которое подлежит регистрации как вновь поступившее в установленном порядке. При этом ответы на письменные обращения граждан, поступившие в ходе личного приема, направляются заявителям за подписью должностных лиц, которым были даны поручения в ходе рассмотрения обращения на личном приеме.
7.11. Лица, признанные судом недееспособными, к участию в приеме не допускаются. Их интересы представляют представители, полномочия которых оформлены в установленном действующим законодательством порядке.
7.12. Руководитель обязан обеспечить прием всех граждан в соответствии со списком предварительной записи, с учетом правил внутреннего трудового расписания и определенного графиком приема времени - принять граждан, которые изъявили желание попасть на прием вне предварительной записи.
7.13. В случае если руководитель, который должен осуществлять личный прием граждан, отсутствует по уважительным причинам (болезнь, командировка, отпуск), личный прием проводит должностное лицо, которое выполняет его обязанности.
Лица, которые отказываются от приема, проводимого должностным лицом, выполняющим обязанности руководителя, который должен осуществлять личный прием, приглашаются на следующий прием.
7.14. В случае если телерадиокомпании желают осветить проведение личного приема и провести во время проведения личного приема граждан видеосъемку, взять интервью у сотрудников Управления, они должны согласовать съемку с Управлением по взаимодействию со СМИ Департамента внутренней политики города Севастополя в срок не позднее чем за 2 дня до проведения приема.
7.14.1. В случае когда Управление по взаимодействию со СМИ Департамента внутренней политики города Севастополя приглашает телерадиокомпании для освещения приема, согласование с ним не требуется.
7.14.2. Управление по взаимодействию со СМИ Департамента внутренней политики города Севастополя обязано оповестить сотрудников отдела организации личного приема граждан Управления о том, какие телерадиокомпании заявили о желании осветить прием граждан, провести в ходе приема видеосъемку, взять интервью у должностных лиц, ведущих прием граждан, приглашенных на прием, в срок не ранее 1 дня до начала приема.

Заместитель Губернатора -
Председателя Правительства,
директор Департамента
административно-территориального
управления и работы с населением
М.А.ПОГОРЕЛОВ


------------------------------------------------------------------