Приказ Управления Судебного департамента в Республике Крым от 20.08.2014 N 1-ОД "Об утверждении Инструкции по делопроизводству"

УПРАВЛЕНИЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

ПРИКАЗ
от 20 августа 2014 г. № 1-ОД

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях совершенствования организации и практического ведения делопроизводства в Управлении Судебного департамента в Республике Крым, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Инструкция).

2. Начальникам структурных подразделений Управления Судебного департамента:

2.1. Организовать изучение настоящей Инструкции подчиненными работниками.
2.2. Назначить работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Начальник
К.Г.АКУЕВ





Утверждена
Приказом
Управления Судебного департамента
в Республике Крым
от 20.08.2014 № 1-ОД

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УПРАВЛЕНИИ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
В РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде от 15.06.2007 № 76.
1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий в Управлении Судебного департамента в Республике Крым (далее - Управление).
Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами открытого характера.
Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Управлении регламентируется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 22 февраля 2007 г. № 25.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются организационно-контрольным отделом.
1.4. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Управления возлагается на их начальников.
Начальник структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство и организационно-контрольный отдел о состоянии их исполнения.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
1.5. Регистрация служебных документов в аппарате Управления, контроль за исполнением поручений руководства осуществляются с использованием автоматизированной системы "Дело".
1.6. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, работникам других организаций или гражданам допускается только с разрешения руководства Управления.
1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется уполномоченными лицами по поручению руководства Управления.
1.9. Требования настоящей Инструкции обязательны для всех работников Управления.
1.10. Работники Управления несут персональную ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ СУДЕБНОГО
ДЕПАРТАМЕНТА В РЕСПУБЛИКЕ КРЫМ

Движение документов в Управлении с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Различается три основных потока документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, направляемые в другие организации (исходящие);
- документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы Управления (внутренние).
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в аппарате Управления, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отделах и должностными регламентами их работников.

2.1. Организация доставки документов

Доставка корреспонденции в Управление осуществляется, как правило, специализированными службами доставки почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.
По каналам связи в Управление поступают факсограммы, телефонограммы, а также могут поступать документы в электронном виде (с последующим представлением документов на бумажных носителях).

2.2. Прием, регистрация и распределение поступающей
корреспонденции

2.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Управление, производятся в централизованном порядке специалистами организационно-контрольного отдела.
2.2.2. Работник отдела, принимающий корреспонденцию, обязан в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. В некоторых случаях расписка может заверяться штампом "Организационно-контрольный отдел" или печатью "Для пакетов".
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.
В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.
2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично" и "Не вскрывать. Конкурсная документация". Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по реестру (приложение № 1) под роспись.
2.2.4. Работник отдела вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяет номера документов с номерами, указанными на пакетах.
Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение № 2) в двух экземплярах.
Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в организационно-контрольном отделе.
В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.2.5. При поступлении документов с пометкой "Для служебного пользования" они передаются работнику, ответственному за их учет. В дальнейшем работа с такими документами осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения от 22 февраля 2007 г. № 25.
2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.
2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется работником организационно-контрольного отдела на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).
Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение № 3) передаются непосредственно по назначению.
2.2.8. Регистрация документов осуществляется в день их поступления.
При передаче документов из одного структурного подразделения в другое документы повторно не регистрируются.
Регистрация документов производится с помощью автоматизированной системы "Дело". В случае невозможности регистрации документов с помощью автоматизированной системы документы регистрируются в журнале входящей корреспонденции (приложение № 4).
На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера, который состоит из порядкового номера и (через дробную черту) индекса структурного подразделения, даты регистрации и количества листов.
Указанный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне документа, а в случае невозможности - на обороте основного документа в левом нижнем углу.
При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "Приложение к Вх. N... от "___" ________ 20__ г.".
2.2.9. Вся поступающая в Управление корреспонденция после регистрации передается руководителю Управления или замещающему его лицу либо заместителю начальника Управления согласно курируемому направлению для рассмотрения и вынесения резолюции.
2.2.10. Документы, поступившие в Управление по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в п. 2.6 настоящей Инструкции.
2.2.11. Телефонограммы, адресованные руководству и начальникам структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (как правило, в приемных по телефонам, указанным на гербовых бланках Управления), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
2.2.12. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.14. На основании рассмотрения служебных документов начальник Управления или лицо, замещающее его, дает поручение исполнителям в форме резолюции.
Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение № 5), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ подлежит контролю. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N...").
Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.
Если поступившие документы не требуют исполнения, то начальник Управления или лицо, замещающее его, делает на них отметку об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).
2.2.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в организационно-контрольный отдел для внесения резолюций в соответствующие учетные формы и последующей передачи в структурные подразделения для исполнения.
Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.
Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.
2.2.17. Документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы - в течение часа после их получения, а весьма срочные - немедленно.

2.3. Учет и хранение отдельных видов документов

2.3.1. Учет документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования" и их хранение в аппарате Управления возлагается на уполномоченного работника.
Отдельные документы с пометкой "Для служебного пользования" в соответствии с утвержденной номенклатурой дел разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.
2.3.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Крым, а также приказы и распоряжения федеральных органов исполнительной власти, приказы и распоряжения Председателя Верховного Суда Российской Федерации, поступившие в аппарат Управления после доклада начальнику департамента, передаются в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов.
Ответственность за их учет, систематизацию и хранение возлагается на начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.
2.3.3. Приказы и распоряжения начальника Управления и его заместителей по личному составу регистрируются и хранятся в отделе государственной службы и кадров.
Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника отдела государственной службы и кадров.
Приказы и распоряжения начальника Управления по основной деятельности регистрируются и хранятся в организационно-контрольном отделе.
Ответственность за их регистрацию и хранение возлагается на начальника организационно-контрольного отдела.
Копии приказов по основной деятельности передаются в отделы Управления по тематике в соответствии с листом рассылки.
2.3.4. Планы, решения и материалы коллегии Управления, протоколы оперативных совещаний руководящего состава Управления, отчеты о работе Управления учитываются и хранятся в организационно-контрольном отделе.
2.3.5. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, поступившие в Управление, после регистрации передаются исполнителю с поручением (резолюцией) начальника Управления.
Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию рассмотрения, обеспечение их сохранности возлагается на работника, ответственного за делопроизводство по обращениям граждан в Управлении.
2.3.6. Договоры, заключенные Управлением с другими организациями, регистрируются в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов.
После регистрации один экземпляр договора (визовой) передается подразделением-исполнителем на хранение в отдел финансов, бухгалтерского учета и отчетности, а другой экземпляр пересылается организации, заключившей договор с Управлением.
Ответственность за организацию учета договоров и хранение их копий возлагается на начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Отправка документов в аппарате Управления производится в централизованном порядке через организационно-контрольный отдел.
2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).
2.4.3. Исходящие документы регистрируются за подписью начальника Управления и его заместителей в организационно-контрольном отделе.
2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированной системе "Дело" путем внесения соответствующих реквизитов документа в электронную карточку после их подписания или в Журнале регистрации исходящих документов (приложение № 6).
Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Управления, цифрового индекса структурного подразделения (приложение № 7) и порядкового номера документа.
Например, № УСД-03/88 означает: 03 - индекс отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов, 88 - порядковый номер документа.
Работник организационно-контрольного отдела, принимающий документы на отправку, в присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.
Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.
Копии распорядительных документов, сдаваемые в организационно-контрольный отдел на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати "Организационно-контрольный отдел".
Документы на электронном носителе принимаются в организационно-контрольный отдел только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.
2.4.5. Обработка отправляемой корреспонденции в организационно-контрольном отделе включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, их заклеивание, составление реестров или списков и передачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.
2.4.6. Полученные для отправки документы отправляются два раза в неделю (среду и пятницу), при служебной необходимости в течение недели может быть выполнена дополнительная отправка документов.
Срочные документы рассылаются с помощью электронной почты с официального электронного адреса Управления или факсимильной связью.
2.4.7. Отправка документов осуществляется, как правило, через работников почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров.
Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, министерства, ведомства и другие организации, суды, находящиеся в г. Симферополе, осуществляется нарочным - уполномоченным работником Управления с отметкой о вручении документа в Разносной книге (приложение № 8) или вручается нарочно должностному лицу с расшифровкой подписи и даты получения на копии документа.
2.4.8. Телеграммы, подписанные начальником Управления, сдаются в организационно-контрольный отдел для их последующей отправки через почтовое отделение связи.

2.5. Порядок оформления и прохождения внутренних документов

2.5.1. К внутренним документам относятся докладные записки, справки, информации, заявки, представляемые начальнику Управления, а также служебные записки, представляемые заместителям начальника и начальникам отделов.
2.5.2. Внутренние документы оформляются на стандартном листе бумаги (формата А4) без бланка и в обязательном порядке регистрируются в структурном подразделении, за подписью руководителя которого документ подготовлен.
2.5.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через организационно-контрольный отдел после визирования их начальником Управления.

2.6. Прием и передача документов по каналам связи

2.6.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи текстов служебных документов организациям и приема текстов от организаций.
2.6.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам связи, не является официальным документом.
Последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения, указанной в п. 2.1) обязательна.
2.6.3. Телефонограммы, адресованные руководству и начальникам структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (как правило, в приемных, по телефонам, указанным на гербовых бланках Управления), на которых возложены указанные функции.
Регистрация факсограмм, подписанных начальником Управления и его заместителями, производится в организационно-контрольном отделе.

2.6.4. Принятые факсограммы учитываются в "Журнале учета принятых факсограмм" (приложение № 9), лицевой стороне принятой факсограммы в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием порядкового номера (берется из журнала учета поступивших факсограмм), даты и количества листов.
Поступившие факсограммы передаются адресатам в день приема, срочные - немедленно под расписку в журнале учета.
2.6.5. Подлежащий передаче по факсу документ учитывается в "Журнале учета служебных документов, отправляемых по каналам связи" (приложение № 10).
При передаче документов по факсу необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- факсограммы на иностранных языках отправляются только при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Работник, отправивший факсограмму, на подлиннике документа делает отметку с указанием своей фамилии, даты и времени отправки. Отметка оформляется на обороте последнего листа подлинника.

2.7. Организация делопроизводства в структурных
подразделениях

2.7.1. За ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления отвечают начальники подразделений или ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.
2.7.2. На начальников структурных подразделений или работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- ежедневное получение поступившей корреспонденции в организационно-контрольном отделе Управления;
- обработка документов и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;
- контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;
- составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений организационно-контрольного отдела и ее хранение;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в архив Управления;
- учет служебной информации, поступившей и переданной средствами связи;
- хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;
- еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.
2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство в отделе, под роспись в реестре.
2.7.4. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
2.7.5. На время болезни (отпуска, командировки) начальника структурного подразделения или работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.
При увольнении или при переводе работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается начальником структурного подразделения.
2.7.6. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений начальники структурных подразделений (отделов) периодически (один раз в два года) организуют проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Управления.

2.8. Работа исполнителей со служебными документами

2.8.1. Начальники структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.
2.8.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) начальника Управления.
2.8.3. Исполнение документа включает в себя сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) начальником Управления или начальником отдела, подготовку к пересылке адресату.
2.8.4. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей начальника Управления по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).
2.8.5. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.
2.8.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается начальником структурного подразделения, подготовившего документ.
Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.
2.8.7. На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а факт подписи должностного лица, подписавшего документ, заверяется организационно-контрольным отделом штампом "Верно" или соответствующей отметкой по форме:
Верно
Ведущий специалист Личная подпись Расшифровка подписи
15.04.2007
2.8.8. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется начальником отдела или его заместителем и заверяется подписью.
2.8.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя начальника Управления докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями начальника Управления по курируемым направлениям деятельности.
2.8.10. Контроль за исполнением инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
2.8.11. При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" или разработке таких документов необходимо руководствоваться требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в Управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22.02.2007 № 25.
2.8.12. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и подготовка ответов на них осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и приема граждан в Управлении Судебного департамента в Республике Крым, утвержденной приказом начальника Управления.
2.8.13. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение № 11).
2.8.14. В случае утраты служебного документа работник Управления обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.
Начальник структурного подразделения (отдела) письменно докладывает начальнику Управления о факте утраты документа, информирует организационно-контрольный отдел. На основании решения начальника Управления в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии, с учетом предложений членов комиссии, докладывает начальнику Управления результаты служебного расследования с необходимыми материалами, выводами для принятия окончательного решения.
На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение № 12), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.9. Порядок размножения и копирования документов

2.9.1. Размножение и копирование документов в аппарате Управления производится централизованно в организационно-контрольном отделе.
2.9.2. Основанием для выполнения множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 13).
Решение о необходимости размножения документов принимается начальником структурного подразделения. Подписанный им заказ на производство копировально-множительных работ визируется начальником организационно-контрольного отдела.
2.9.3. Размножение документов осуществляется в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы организационно-контрольного отдела.
В первоочередном порядке размножаются материалы с пометкой "срочно".
Срочность копирования устанавливается начальником структурного подразделения по согласованию с начальником организационно-контрольного отдела.
2.9.4. Материалы, передаваемые в организационно-контрольный отдел для размножения, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво.
В целях сокращения объемов пересылаемых документов размножение служебных документов осуществляется, как правило, с оборотом.
Перед размножением копия распорядительного документа заверяется печатью организационно-контрольного отдела.
2.9.5. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ записываются в журнал учета копировально-множительных работ (приложение № 14).
2.9.6. Изготовленные копии документов вместе с подлинниками выдаются заказчику под роспись в журнале учета копировально-множительных работ.
Исполненные бланки-заказы хранятся в организационно-контрольном отделе в течение года, после чего уничтожаются.
2.9.7. Ответственность за правильное использование копировальной техники, сохранность и учет выполняемых работ несут работники, за которыми данные функции закреплены приказом начальника Управления.
2.9.8. Изготовление небольших по объему и тиражу копий документов осуществляется на копировальной технике непосредственно в структурных подразделениях (отделах).

2.10. Учет объема документооборота

2.10.1. Под объемом документооборота понимается общее количество документов по их видам в каждом структурном подразделении и в целом по Управлению за определенный период (квартал, полугодие, год).
Учет общего документооборота производится в табличной форме (приложение № 15) с разбивкой по каждому виду документов.
2.10.2. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
2.10.3. Результаты учета документооборота обобщаются работником, ответственным за делопроизводство, докладываются начальнику Управления и используются для выработки мер, направленных на совершенствование делопроизводства.

III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Управление осуществляет управленческую деятельность посредством издания организационно-распорядительных документов и ведения переписки с вышестоящими, сторонними организациями, судами и физическими лицами по вопросам, входящим в его компетенцию.
Служебные документы, создаваемые в Управлении, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием текстового редактора Word или в другом совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером 13 или 14 через 1 - 2 межстрочных интервала, а для оформления табличных материалов допускается использование шрифта размером № 12.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Отдельные внутренние документы (заявление, анкета, объяснительная записка и т.п.) разрешается писать от руки.

3.1. Основные виды служебных документов

3.1.1. В Управлении издаются и применяются следующие виды документов:
- распорядительные документы (приказы, распоряжения);
- решения коллегиальных органов Управления (коллегии, оперативного совещания);
- утверждаемые документы (инструкции, положения, планы, акты, графики, повестки дня коллегии, оперативного совещания и др.);
- служебные письма;
- аналитические и информационные материалы (отчеты Управления, информационные бюллетени, справки, доклады, обзоры и др.);
- ответы на обращения граждан;
- докладные, служебные и объяснительные записки, заявления и иные документы.
3.1.2. В служебных документах, имеющих обращение только в системе Управления, допускается написание сокращенного наименования структурных подразделений в соответствии (приложение № 7).

3.2. Бланки служебных документов

3.2.1. Служебные документы Управления должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и определенный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
3.2.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Управлении, утверждаются начальником Управления.
В Судебном департаменте применяются следующие бланки:
- бланк письма (приложение № 16);
- бланки распорядительных документов (приложения № 17, 18, 19).
При переписке между структурными подразделениями (отделами) бланки не используются.
3.2.4. Для подготовки писем в Управлении используются номерные угловые бланки с черно-белым воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.2.5. Номерные бланки с воспроизведением Государственного герба (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией и изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Заказ на изготовление гербовых бланков осуществляется через отдел материально-технического обеспечения на основании заявки организационно-контрольного отдела.
3.2.6. Гербовые бланки подлежат обязательному учету. Учет бланков ведется в специальном журнале (приложение № 20).
Номерные гербовые бланки хранятся в организационно-контрольном отделе, подлежат строгому учету и должны использоваться строго по назначению.
Ответственность за учет и хранение гербовых бланков, а также за их выдачу структурным подразделениям возлагается на организационно-контрольный отдел.
Указанные бланки выдаются работникам структурных подразделений, ответственным за делопроизводство, только под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Руководители структурных подразделений организуют учет, хранение и выдачу исполнителям полученных в отделе делопроизводства номерных гербовых бланков, а также обеспечивают контроль за их правильным использованием.
3.2.7. Уничтожение гербовых бланков производится по акту (приложение № 21). Копия акта представляется в отдел делопроизводства.
Об уничтожении бланков строгой отчетности в учетных формах делаются соответствующие отметки.
3.2.8. В случае обнаружения утраты гербовых бланков или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются начальнику Управления.
3.2.9. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка и должны иметь одну дату (приложение № 22).
3.2.10. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по решению начальника Управления. Соответствующие предложения вносятся начальником организационно-контрольного отдела делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.3. Требования к оформлению основных реквизитов
служебных документов

Служебные документы, подготавливаемые исполнителями, должны иметь установленные реквизиты с соблюдением порядка и правил их расположения.

3.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов Управления в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.3.2. Наименование организации

Наименование Управления на бланках указывается в точном соответствии с Положением об Управлении Судебного департамента в Республике Крым, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 16 мая 2014 года № 114.

3.3.3. Справочные данные об организации

Справочные данные об Управлении включают: почтовый адрес (элементы почтового адреса - в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи), номера телефона и факса, а также при необходимости другие сведения (адрес электронной почты и т.д.).

3.3.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа (приказ, распоряжение, решение, протокол, акт) должно соответствовать компетенции Управления и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - решения коллегии, протокола (коллегия Управления, оперативное совещание руководящего состава Управления) - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.
На документах, составленных совместно двумя и более организациями, указывается единая дата (самая поздняя).
Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год (день, месяц - две пары арабских цифр; год - четыре арабских цифры). Например, дату 15 марта 2007 г. следует оформлять: 15.03.2007. В текстах нормативных, распорядительных и финансовых документов даты рекомендуется писать словесно-цифровым способом, например: 15 апреля 2007 г.
Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа не предусмотрено иное.

3.3.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер исходящего документа состоит из цифрового индекса структурного подразделения (приложение № 7) и порядкового номера документа. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в последовательности указания авторов в документе.

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер, дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

3.3.8. Место составления или издания документа

Место составления и издания документа указывают на приказах, распоряжениях, издаваемых в Управлении, а также на решениях, протоколах коллегии Управления, протоколах оперативных совещаний руководящего состава Управления и актах. Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления (при написании употребляются только общепринятые сокращения).

3.3.9. Гриф ограничения доступа к документу


Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Лично") проставляется без кавычек на первом листе документа в правом верхнем углу. При этом при проставлении грифа "Для служебного пользования" допускается сокращение - ДСК.

3.3.10. Адресат

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже,
например:
Министерство юстиции
Российской Федерации

Управление систематизации
законодательства
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Министерство финансов
Российской Федерации

Управляющему делами
И.И. Иванову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
объединения
"Крымтеплопоставка"
И.И. Иванову
При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:
Председателям районных,
городских судов, мировым
судьям
Республики Крым
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Федеральное государственное
унитарное предприятие
"Научно-исследовательский
институт "Восход"
Удальцова ул., д. 85,
г. Москва, 119607
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.

ул. Ленина, д. 5, кв. 12,
г. Симферополь,
Республика Крым, 295011
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие государственные органы, министерства и ведомства, Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, районные суды и другим постоянным корреспондентам.

3.3.11. Гриф утверждения документа

Документы утверждаются начальником Управления, его заместителями.
Утверждение документа производится путем проставления грифа утверждения или издания распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу текстового поля (без кавычек) и оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления
Судебного департамента
в Республике Крым
________________ И. Иванов
(личная подпись)
"___" ____________ 20__ г.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

3.3.12. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.
В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на специальном бланке (приложение № 5) или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по почте.

3.3.13. Отметка о контроле

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К" или штампом "Контроль" справа на верхнем поле документа или на листке с резолюцией руководителя, а также если в резолюции руководителя указывается конкретная дата исполнения поручения, то делается отметка - "Срок исполнения - 20.06.2014".

3.3.14. Заголовок к тексту

Если текст письма содержит более 4 - 5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок.
Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: служебное письмо (о чем?) - о предоставлении информации..., приказ (о чем?) - о создании аттестационной комиссии; должностной регламент - кого? и т.п.
Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

3.3.15.