Постановление Севастопольской городской избирательной комиссии от 25.11.2014 N 59/274-1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Севастопольской городской избирательной комиссии"

СЕВАСТОПОЛЬСКАЯ ГОРОДСКАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 ноября 2014 г. № 59/274-1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В СЕВАСТОПОЛЬСКОЙ ГОРОДСКОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

С целью совершенствования порядка работы с документами в Севастопольской городской избирательной комиссии, руководствуясь статьей 23 Федерального закона от 12 июня 2002 года "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", в соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года № 6/37-6 "О примерной Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации", Севастопольская городская избирательная комиссия постановляет:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Севастопольской городской избирательной комиссии (прилагается).

2. Ознакомить членов Севастопольской городской избирательной комиссии и сотрудников аппарата Севастопольской городской избирательной комиссии с данной Инструкцией под роспись.

3. Членам Севастопольской городской избирательной комиссии и сотрудникам аппарата Севастопольской городской избирательной комиссии руководствоваться в дальнейшей работе данной Инструкцией.


3. Разместить на сайте Севастопольской городской избирательной комиссии в сети Интернет.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Севастопольской городской избирательной комиссии Л.С. Ковалеву.

Председатель Севастопольской городской
избирательной комиссии
В.К.МЕДВЕДЕВ

Секретарь Севастопольской городской
избирательной комиссии
Л.С.КОВАЛЕВА





Приложение
к постановлению
Севастопольской городской
избирательной комиссии
от 25.11.2014 № 59/274-1

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В СЕВАСТОПОЛЬСКОЙ
ГОРОДСКОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Севастопольской городской избирательной комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Севастопольской городской избирательной комиссии (далее - избирательная комиссия).
Инструкция разработана на основании федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, хранение и использование документов, осуществляемые посредством программного изделия "Дело" подсистемы документооборота Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (далее - ПИ ДЕЛО). Порядок работы с документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельной инструкцией.
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.
1.3. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.4. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.5. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.
1.7. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием ПИ ДЕЛО подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения.
Доступ к ПИ ДЕЛО осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии.
Основной единицей хранения информации в ПИ ДЕЛО является регистрационная карточка документа (далее - РК).
Работа в ПИ ДЕЛО основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.8. Согласование Инструкции и изменений в нее с Государственным казенным учреждением Архив г. Севастополя проводится в соответствии с законодательством города Севастополя в области архивного дела.
1.9. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная (служебная) записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ ДЕЛО;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - элемент оформления документа;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Государственного казенного учреждения Архив г. Севастополя;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам избирательной комиссии).
Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ ДЕЛО, электронной почтой по адресу: sevref@mail.ru, через раздел официального сайта избирательной комиссии в сети Интернет www.sevastopol.izbirkom.ru и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ ДЕЛО ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ ДЕЛО (приложение № 1).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.
Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка.
К повторному документу прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за его исполнение.
При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.
2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю избирательной комиссии.
2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.
Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.
2.12. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.
2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем избирательной комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение № 3).
В избирательной комиссии установлены следующие виды бланков:
бланк протокола заседания избирательной комиссии;
бланк постановления избирательной комиссии;
бланк распоряжения председателя избирательной комиссии;
бланк письма избирательной комиссии.
3.2. Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 4).
3.4. При подготовке и оформлении документов члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.4.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

17.10.2014

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 октября 2014 г.

3.4.2. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.4.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.4.4. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Правительство города Севастополя
Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Правительство
города Севастополя
Заведующему отделом

Н.П. Иванову

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Директору Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

А.Н. Артизову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных
избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 5), который подписывается председателем избирательной комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
115156

3.4.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и - на следующей строке - наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего документ, и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель Севастопольской
городской избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия
Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
постановлением Севастопольской
городской избирательной комиссии
от 25 января 2014 г. № 130/144-1

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.4.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147) установленной формы (приложение № 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Петрову Н.И.
Зеленову П.Н.

Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2015

Личная подпись
Дата

Указания по исполнению документа прикрепляются к документу, к которому относятся, и вместе с ним подшиваются в дело. При передаче дел на хранение в архив лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.
3.4.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение
О создании Экспертной комиссии

"чего (кого)?", например:

Должностной регламент
ведущего специалиста

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.4.8.